Partir en vacances avec sa voiture de société: ce qui est permis et ce qui ne l'est pas

13/08/16 à 08:43 - Mise à jour à 16/08/16 à 16:14

Les travailleurs sont autorisés à utiliser leur voiture de société pour leurs déplacements privés comme pour partir en vacances en Belgique et à l'étranger. Mais en cas d'accident, savez-vous quoi faire ? Et si vous êtes victime d'une effraction de votre voiture avec vol ? Votre employeur dispose normalement d'un règlement ou d'une car policy avec des accords clairs. Nele Mertens, conseillère juridique chez Acerta, nous informe sur quelques situations.

Partir en vacances avec sa voiture de société: ce qui est permis et ce qui ne l'est pas

© Getty Images/iStockphoto

La mise à disposition d'une voiture de société fait partie de la rémunération du travailleur, c'est un avantage rémunératoire. Pendant les périodes d'absence avec maintien du salaire, comme les vacances, le travailleur continue à disposer de sa voiture de société.

Qu'en est-il de la responsabilité ?

Dans le cas de l'utilisation professionnelle de la voiture de société, la responsabilité incombe entièrement à l'employeur, sauf si le travailleur a commis une faute grave (brûler un feu rouge, franchir une ligne blanche continue, conduire sous l'influence d'alcool ou de drogues...). Cependant, si le travailleur a l'habitude de commettre des fautes légères, la responsabilité du travailleur peut être engagée, de même que si le travailleur commet une fraude. Pendant l'utilisation de la voiture à titre privé (comprenant également les déplacements domicile/lieu de travail), la responsabilité incombe entièrement au travailleur. L'employeur sera interpellé dans un premier temps, mais les dommages liés à la voiture de société et à des tiers peuvent être répercutés sur le travailleur. Il est donc important de fixer par écrit des accords financiers dans la car policy.

Est-ce que vous devez payer les amendes vous-même ?

Les amendes arriveront chez l'employeur. Toutefois, elles sont toujours à charge du conducteur. L'employeur peut répercuter le montant des amendes sur le travailleur. Si l'employeur prend les amendes à sa charge, cela peut constituer un avantage de toute nature pour le travailleur, suivant la nature de l'amende. La politique de l'entreprise en matière d'amendes pour infraction au code de la route peut être reprise dans le règlement de travail.

Qui paie les frais si la voiture de société est endommagée ?

Le travailleur doit respecter les directives de la car policy si le véhicule est endommagé. Dans le cas de l'utilisation professionnelle de la voiture de société, les frais liés aux dégâts sont à charge de l'employeur. Cependant, si la voiture de société a été endommagée lors d'une utilisation privée, ceux-ci seront à la charge du travailleur.

Que se passe-t-il en cas d'accident en voyage ?

Le travailleur doit respecter scrupuleusement les directives reprises dans la car policy. L'accident doit être déclaré au service compétent conformément aux instructions. Par ailleurs, s'il y a des blessés, un procès-verbal doit être dressé. Concernant la mise à disposition d'un véhicule de remplacement ou encore le rapatriement, l'employeur reste le décideur.

La carte carburant peut-elle être utilisée de manière illimitée à l'étranger ?

Après avoir vérifié que votre carte carburant peut être utilisée lors de vos déplacements à l'étranger et que celle est acceptée dans les stations essence étrangères, il est important de savoir à qui incombe le coût lié à l'utilisation de la carte de carburant. Est-ce que les coûts sont entièrement pris en charge par l'employeur ou est-ce que votre employeur demande une contribution supplémentaire si vous dépassez un certain kilométrage ou de l'utilisation de la carte de carburant à l'étranger? La réponse à cette question varie d'un employeur à l'autre. Il vous est donc conseillé de vous renseigner sur ce point avant votre départ et de consulter la car policy.

Que faire si vous souhaitez installer des options, comme un porte-vélos ou un coffre de toit ?

Le travailleur doit respecter les accords qui ont été fixé à cet égard dans la car policy. Cependant il est important de noter que suivant certain règlement, l'installation de l'option doit impérativement être effectuée chez un concessionnaire agréé et que votre cotisation peut être impactée.

Le travailleur peut-il laisser le volant à un passager?

Suivant les directives stipulées dans le car policy, Il arrive que seul le travailleur soit autorisé à conduire le véhicule. Généralement, les membres de la famille cohabitants peuvent également conduire la voiture, mais pas d'autres personnes. Pour les jeunes, une autorisation particulière est souvent requise. Si le travailleur ne respecte pas les accords, tous les frais sont à sa charge.

Que faire en cas de vol de la voiture ou de la perte/vol des documents de bord ou des clés ou de la plaque minéralogique officielle ?

Le travailleur ne doit pas oublier que la déclaration est obligatoire, tant en Belgique, que dans un pays étranger. Le travailleur doit respecter scrupuleusement les dispositions de la car policy.

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