Envoyer un courrier recommandé par la voie classique nécessite de se rendre dans un bureau de poste et d'attendre patiemment son tour. Il est donc beaucoup plus pratique de l'envoyer par voie électronique comme un e-mail. Le cadre légal existe déjà : une loi de juillet 2016 prévoit que le recommandé virtuel et le document papier ont la même valeur juridique.

Des plateformes comme recommandedigital.be et signaturit.com proposent un service d'envoi de recommandé électronique. Mais des zones d'ombre subsistaient quant à leur validité juridique. Le SPF Économie accorde en effet deux types de reconnaissance. Jusqu'il y a peu, toutes ces plateformes étaient reconnues comme "prestataires de services de confiance non qualifiés". Ce n'est que le mois dernier que le nouvel acteur Aangetekende.email a décroché le label officiel de premier "prestataire de services de confiance qualifié" en Belgique.

Quelle est la différence ?

Les prestataires qualifiés reçoivent un label de confiance UE et sont inscrits sur une liste de confiance nationale. En Belgique, le SPF Économie vérifie au préalable s'ils satisfont à certains critères. Dans le cas de l'envoi d'un courrier recommandé par le biais d'un service qualifié, il ne faudra jamais prouver - en cas de contestation par exemple - qu'il s'agit d'un document original ou que l'e-mail a effectivement été envoyé à la personne qui était censée le recevoir.

Un recommandé électronique peut aussi être envoyé par un prestataire non qualifié sans contrôle préalable du SPF Économie, mais il n'offre pas les mêmes garanties en termes d'intégrité et de conformité en cas de conflit avec la partie adverse. Il ne peut toutefois pas être refusé comme preuve devant un tribunal au seul motif qu'il se présente sous forme électronique ou qu'il ne satisfait pas aux exigences d'un service de confiance qualifié.

"Mais quand on envoie un recommandé par le biais d'une plateforme non qualifiée, la valeur de la preuve peut être contestée", déclare Jan-Willem Lust, spécialiste en droit digital et protection de la vie privée chez deJuristen. "Le juge a la possibilité de le rejeter. Faire appel à un prestataire qualifié reconnu exclut toute ambiguïté : vous avez la certitude que votre e-mail recommandé a exactement la même valeur juridique que l'équivalent papier."

Comment ça fonctionne ?

L'intégrité du contenu, l'identité de l'expéditeur et le moment de l'envoi ne peuvent donc donner lieu à aucune contestation en cas de recours à un prestataire qualifié. Pour l'instant, Aangetekende.email est le seul acteur qualifié en Belgique. Cette plateforme applique un tarif de départ de 0,80 euro pour l'envoi d'un recommandé électronique contre 5 euros chez bpost pour la version papier. Les entreprises qui envoient de nombreux recommandés ont la possibilité de conclure des accords individuels.

"L'envoi et la réception des messages s'opèrent par le biais de notre plateforme électronique sécurisée, et non via votre messagerie habituelle", précise Kim Jacobs de Aangetekende.email. "Vous recevez un avis dans votre boîte mail par exemple dès qu'un courrier envoyé par vos soins a été signé pour réception par le destinataire. Le contenu ne peut être consulté que sur la plateforme. L'utilisateur a donc l'obligation de s'identifier."

Enregistrement avec l'eID

Seuls les utilisateurs enregistrés peuvent recourir à ce service. L'enregistrement s'effectue une seule fois via l'eID et ne prend que quelques minutes. Attention : le destinataire doit lui aussi être enregistré, ce qui n'est pas gagné d'avance. En effet, il est peu probable par exemple qu'un locataire en défaut de paiement s'enregistre pour permettre à son propriétaire de lui envoyer un e-mail recommandé. Il y a donc de fortes chances que ce dernier doive passer par le bureau de poste.

Le but est bien entendu de voir à terme de plus en plus d'utilisateurs s'enregistrer pour l'envoi et la réception de recommandés électroniques. Le nombre de prestataires de services est aussi appelé à augmenter. Selon le SPF Économie, trois autres plateformes préparent actuellement leur demande de certification en tant que service qualifié. Le secteur comptera donc vraisemblablement un plus grand nombre d'acteurs reconnus dans le courant de l'année.

Traduction : virginie·dupont·sprl