Le notariat a beau être une activité séculaire, ses efforts de numérisation entamés il y a deux décennies lui permettent d'être résolument à la pointe du progrès. Des initiatives comme MyBox (conservation des documents fournis par les administrations), StartMyBusiness (simplification de l'administration lors de la création d'une entreprise) et Biddit (enchères immobilières en temps réel) illustrent les avancées technologiques dans des domaines apparentés. Disponible depuis peu, Izimi (prononcez "easy me") est une nouvelle application web qui sera bientôt utilisable sur le smartphone également.
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Le notariat a beau être une activité séculaire, ses efforts de numérisation entamés il y a deux décennies lui permettent d'être résolument à la pointe du progrès. Des initiatives comme MyBox (conservation des documents fournis par les administrations), StartMyBusiness (simplification de l'administration lors de la création d'une entreprise) et Biddit (enchères immobilières en temps réel) illustrent les avancées technologiques dans des domaines apparentés. Disponible depuis peu, Izimi (prononcez "easy me") est une nouvelle application web qui sera bientôt utilisable sur le smartphone également. Izimi est un coffre-fort numérique dans lequel vous pourrez stocker vos documents personnels, sensibles et importants - liste de vos comptes bancaires ou de vos mots de passe, scans de votre passeport, de vos diplômes, de votre acte de mariage, des contrats d'achat, de crédit et d'assurance de votre maison ou appartement, de titres, des contrats conclus avec les fournisseurs de services aux collectivités ou de factures d'achat, etc. Il est offert gratuitement par Fednot, la Fédération royale du notariat belge. Limitée à 200 mégabytes, sa capacité n'est pas énorme, mais elle devrait suffire dans la plupart des cas. Pour vous connecter à Izimi, il suffit d'avoir sous la main votre carte d'identité électronique ou d'utiliser itsme, cet outil très pratique que vous employez peut-être déjà pour accéder à d'autres applications web. A l'issue d'une brève procédure d'enregistrement, vous pourrez commencer à ajouter des documents que vous pourrez ventiler entre diverses catégories, parmi lesquelles "Mon logement", "Finances", "Vie professionnelle" et "Famille". Il est également possible de les étiqueter pour pouvoir les retrouver encore plus facilement ensuite dans "Mon coffre-fort". Vous pourrez préciser ce qu'il y aurait lieu de faire des documents serrés dans Izimi si vous veniez à décéder - votre notaire pourrait, par exemple, être autorisé à se charger de les transmettre à vos héritiers, qui seraient donc dispensés, en cette période pénible pour eux, de se plonger dans vos papiers. La déclaration de succession s'en trouverait dès lors également facilitée. Le coffre-fort numérique pourrait donc simplifier considérablement la vie de vos proches. Izimi permet en outre de partager en toute sécurité des documents avec des tiers, comme votre conjoint, vos enfants ou même des amis qu'il vous suffit d'ajouter, sur la base de leurs adresses électroniques, parmi "Mes contacts". Le système leur enverra alors une invitation. "Ce moyen d'échanger des données est beaucoup plus sûr que lorsque l'on passe par le courriel traditionnel, précise-t-on chez Fednot. Nous avons beaucoup investi ces dernières années dans l'élaboration de réseaux numériques sécurisés parce que la communication entre les notaires et les citoyens est souvent très personnelle et très confidentielle. Les utilisateurs d'Izimi peuvent désormais cueillir les fruits de ces efforts." Il sera aussi possible, dès cette année, de partager les documents contenus dans le coffre-fort numérique avec le notaire de son choix qui pourra, par exemple, les utiliser pour préparer un dossier. "Imaginons que vous ayez l'intention de vous marier: Izimi vous permettra de transmettre très facilement tous les papiers dont le notaire aura besoin, expose Fednot. Cela facilitera la préparation du contrat de mariage et l'identification des points auxquels il conviendra de prêter une attention particulière. Il en ira de même pour les autres dossiers, comme l'achat d'une maison ou d'un appartement, un divorce par consentement mutuel ou la création d'une société." "Le citoyen conserve le contrôle intégral sur ses données, insiste Fednot. Il décide de partager ou non le contenu du coffre-fort, quand et avec qui. Même le notaire ne peut avoir accès aux documents que moyennant, pour chacun, l'autorisation explicite de l'utilisateur." MyMinFin, la plateforme en ligne du SPF Finances, donne depuis longtemps déjà accès, sous sa rubrique "Mes documents", aux documents de nature fiscale. L'onglet "Mon habitation et mes biens immobiliers" permet de consulter l'ensemble des biens immobiliers, actes et baux enregistrés. Le principe d'Izimi est néanmoins différent puisqu'il revient à proposer à l'utilisateur de télécharger lui-même tous les documents qu'il estime importants. " Mes actes " permet de surcroît d'accéder, dans NABAN, la banque des actes notariés, à tous les actes passés devant notaire depuis 2014. Certaines banques ont, elles aussi, conçu des coffres-forts numériques. KBC, par exemple, met un tel outil à la disposition des détenteurs d'un compte Plus, mais uniquement par le biais du smartphone ; le système permet de partager des documents avec des tiers via WhatsApp ou du courrier électronique, notamment. PaxFamilia est l'espace protégé que BNP Paribas Fortis met à la disposition de ses clients fortunés. Parmi les initiatives non bancaires, nous citerons Safe in Heaven, du spécialiste de l'assurance obsèques Dela et, bien sûr, Dropbox, un espace de stockage en principe fortement sécurisé. D'après Fednot, l'indépendance d'Izimi est un de ses grands atouts. "Nous n'avons rien à voir avec les géants du Net qui contrôlent toutes sortes de données à caractère personnel dans des silos gigantesques, ou avec les acteurs qui exploitent les données à des fins commerciales, précise son porte-parole. Le citoyen sait que chez nous, tous ses documents importants sont conservés sous clé. La discrétion est en outre garantie: le contenu du coffre n'est révélé à personne - ni aux entreprises commerciales, ni à l'administration." Izimi en fera plus encore à partir de cette année puisqu'il permettra à l'utilisateur de suivre, par exemple, les changements importants de la législation. "Mieux: les évolutions juridiques qui les intéresseront personnellement seront directement communiquées aux citoyens enregistrés, précise Fednot. Cela leur permettra d'être au courant de tout et de ne passer à côté d'aucune modification susceptible d'avoir des répercussions sur leur patrimoine, leur planification successorale ou le contrôle qu'ils exercent sur leur entreprise."